Si un déménagement de bureaux se déroule mal, la reprise du travail au sein de l’entreprise prendra du temps. Les salariés ne retrouveront leur vitesse de croisière que difficilement. Aussi, pour un déménagement réussi, évitez les 5 erreurs que beaucoup d’entreprises commettent :
Sous-estimer le temps nécessaire à la préparation du déménagement
Faire l’inventaire, trier, emballer, étiqueter : tout cela prend beaucoup de temps. Il faut s’y prendre à l’avance, planifier, déléguer. Sinon, on se retrouve vite débordé et stressé dans les derniers jours. Une bonne anticipation, au moins 2-3 mois avant, permet de bien gérer cette transition sans précipitation.
Pour éviter ces désagréments, vous pouvez recourir à un prestataire spécialisé dans le déménagement et l’aménagement de bureaux d’entreprise. Mais attention : on ne parle pas là d’une entreprise de transport qui va porter vos cartons jusqu’aux nouveaux locaux. Il s’agit d’un prestataire qui possède déjà des bureaux à mettre à votre disposition : bureaux flexibles, bureaux opérés, espace de coworking, bureaux partagés, bureau fermé, etc.
Ne pas optimiser l’agencement des nouveaux bureaux
Le déménagement de bureaux est l’occasion de repenser l’espace de travail pour faire gagner le personnel en efficacité. Malheureusement, trop souvent on recrée la même disposition que dans les anciens locaux. En amont, il faut concevoir un plan qui tient compte des remarques des collaborateurs. Cette consultation des salariés et la réflexion sur le nouvel aménagement permettent de faire du déménagement le point de départ vers une meilleure organisation de l’espace.
Ceci étant, il existe un moyen pour garantir le succès du déménagement de bureaux dans le cas où vous n’avez pas le temps de vous pencher sur le problème de l’aménagement. C’est le recours à un prestataire de bureaux opérés.
Ce concept désigne une solution clé en main proposée aux entreprises. Il s’agit pour ces dernières de louer des espaces de travail entièrement équipés et déjà aménagés. Le prix de la location inclut des services importants pour une entreprise :
- l’accueil,
- le ménage,
- la maintenance et l’entretien,
- la gestion des baux,
- l’IT,
- l’internet,
- etc.
L’avantage pour une entreprise qui déménage est de s’affranchir des contraintes liées à l’aménagement :
- pas de travaux,
- aucun achat de mobilier à effectuer,
- pas de gestion des prestataires,
- etc.
Cela permet un emménagement rapide et sans accroc. Les prestataires de bureaux opérés est soit propriétaire du local soit locataire auprès d’un propriétaire tiers.
Négliger de communiquer le changement d’adresse à tous ses contacts
Clients, fournisseurs, banques, administrations, etc. Il y a de nombreux interlocuteurs à prévenir. Certains courriers importants peuvent se perdre. Mieux vaut faire une liste exhaustive de vos partenaires, y compris les fournisseurs, et les prévenir en amont. L’idéal est d’envoyer des emails ou courriers de rappel 1 à 2 semaines avant le déménagement de vos bureaux.
Mal évaluer le budget global de l’opération
Prévoyez toujours une marge de sécurité dans votre budget pour la raison qui suit. Il y a le coût du déménageur. Mais, il y a aussi des frais annexes qui, malheureusement, sont sous-évalués : remise en état de l’ancien local, travaux d’aménagement du nouveau local, achat de nouveau mobilier, changement des en-têtes/cartes de visite, sans compter l’impact sur la productivité.
Transférer le matériel informatique/télécom sans précaution
Un déménagement de bureaux peut vite tourner au cauchemar si le système informatique fonctionne mal, voire pas du tout, dans les nouveaux locaux. Préparez ce transfert technologique avec vos prestataires. Des tests pourraient être utiles, la sauvegarde des données aussi. Même chose pour les lignes téléphoniques qui doivent être opérationnelles dès l’emménagement.