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Comment bien organiser un colloque ?

Regroupement professionnel attendu par beaucoup, le colloque offre l’occasion d’échanger les acquis. Les personnes appartenant au même corps de métier s’y retrouvent pour partager leurs expériences ou les dernières trouvailles. Un tel événement demande une préparation minutieuse.

L’organisation en amont du colloque

Un colloque réussi s’organise comme un événement. Les participants devraient avoir l’impression d’assister à un show longtemps préparé à l’avance. Le succès de la rencontre repose sur quelques clés, dont l’habilité du maître de cérémonie. Il est aussi possible d’avoir plusieurs intervenants. Les participants viennent parfois pour voir ces personnes qu’ils considèrent comme des stars dans la profession. Tous les thèmes abordés doivent intéresser le plus grand nombre.

Les thèmes abordés lors de l’événement

Lors d’un colloque, les sujets doivent être choisis avec beaucoup de soins pour éviter d’ennuyer l’assistance. L’ordre du jour devrait être très clair sur l’invitation. Le programme a intérêt à susciter l’envie de venir, quitte à ajouter une petite animation extra-professionnelle. Les supports de communication, en l’occurrence le matériel de vidéoprojection, doivent être pris au sérieux. Autant que possible, il faut louer du « matos » d’excellente qualité. L’endroit où se déroule le colloque devrait être agréable et récréatif en même temps.

Pour que tout se passe bien le jour J

Un événement professionnel réussi demande des vérifications strictes. L’organisateur tient une check-list sur lequel tous les préparatifs figurent. Très tôt le jour du colloque, il doit revoir une dernière fois tous les détails. En bon chef d’orchestre, il coordonne les actions des différents intervenants. De l’orateur au service traiteur en passant par les techniciens de la sono, tout le monde doit écouter l’organisateur. Ce dernier doit aussi préparer des plans B si un changement de programme inattendu survient. Son objectif est de donner aux participants l’impression que tout est sous contrôle. Il faut parfois faire pression sur le staff en amont de l’événement. Par contre, le jour J, ce serait préférable de faire régner une atmosphère de décontraction pour mieux gérer le stress généralisé.

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